E-İrsaliye geçiş zorunluluğu olan firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılan başvurunun akabinde, e-irsaliye düzenlemelerini kolaylıkla yapabilir hale geldi. Ancak bazı durumlarda kişi ve kurumlar, e-irsaliye kayıtlı kullanıcılar arasına dahil olmamış olabiliyor. Bu tip durumlarda e-irsaliye sistemi aksamıyor. İşletmeler, e-irsaliyelerini düzenliyor, ancak alıcıları e-irsaliye kayıtlı olmayan kullanıcılara mail yoluyla bu evrakı gönderiliyor. Yani işletme kendi sisteminde yine e-irsaliye düzenlemesini yapmış oluyor. Bu sayede sistem kayıtları birbirinden şaşmıyor. Bir ikinci yöntem ise bu tarz müşterilere eski usul irsaliye de kesilebileceği yönünde. Böylece alıcı taraf e-irsaliyeye kayıtlı olmadığı takdirde matbu irsaliye evrakı oluşturulup müşteri tarafına teslim edilebilir.
Sanal Alıcı Kimdir?
“Sanal alıcı” kavramı daha çok e-ticaret veya online platformlarda kullanılan bir terimdir. Bu kavram, gerçek bir kişi yerine bir kurum veya şirket adına oluşturulan ve alışveriş yapabilen bir hesabı ifade eder. Sanal alıcılar, işletmelerin veya şirketlerin online mağazalardan ürün veya hizmet satın almak için kullandığı hesaplardır.
Söz konusu hesaplar, genellikle işletmelerin toptan alımlarını yapmak, iş gereksinimlerini karşılamak veya otomatik siparişleri yönetmek gibi amaçlarla kullanılır. Örneğin, bir şirketin mal veya hizmet almak için belirli bir online platformda bir hesabı olabilir. Bu hesap, şirket adına alışveriş yapar, siparişleri oluşturur ve ödemeleri gerçekleştirir. Ancak e-irsaliye düzenleme sırasında ilgili hesabın arkasında gerçek bir birey yerine şirketin adı ve bilgileri bulunur.
Sanal alıcılar, işletmelerin alışveriş süreçlerini otomatikleştirmelerine, maliyetleri düşürmelerine ve verimliliklerini artırmalarına olanak tanır. Ayrıca büyük miktarlarda ürün veya hizmet satın alırken işletmeler için kolaylık sağlayabilirler. Özetlemek gerekirse, sanal alıcılar, işletmelerin online alışveriş yaparken kullandığı ve gerçek bir kişinin yerine şirketin veya kuruluşun adı altında hareket eden hesaplardır.
Sanal Alıcıya E-İrsaliye Düzenleme İşlemi Ne Zaman Yapılır?
Sanal alıcıya GİB e-irsaliye düzenleme işlemi, alışverişin gerçekleştiği ve mal veya hizmetin sevkiyatının yapıldığı zaman diliminde gerçekleşir. E-İrsaliye, bir malın taşınması veya sevkiyatı sırasında düzenlenen bir elektronik belgedir. Genellikle malın gönderilmesiyle eş zamanlı olarak hazırlanır. Dolayısıyla sanal alıcıya e-irsaliye düzenleme işlemi, satış işlemi tamamlandıktan sonra ve malın teslimatı sırasında gerçekleşir. Alıcıya mal veya hizmet gönderilirken, e-irsaliye düzenlenir ve alıcının sisteminde veya e-posta yoluyla alıcının erişimine sunulur.
E- İrsaliyenin gönderilmesiyle birlikte, malın taşınması ve alıcının teslim alması kaydedilir ve bu işlem vergi mevzuatına uygun bir şekilde belgelenir. Böylece alıcıya ve satıcıya işlemi kanıtlayarak vergi kayıtlarının tutulmasını sağlar. Sonuç olarak, sanal alıcıya e-irsaliye düzenleme işlemi, satışın tamamlanmasından sonra malın sevkiyatı sırasında gerçekleşir. Bu işlem, malın taşınmasıyla eş zamanlı olarak yapılır.
Çoğu firma bu süreçte e-irsaliye düzenlerken özel entegratörlerden faydalanır. Bunlar arasında Türkiye’de binlerce kullanıcıya hizmet sağlayan Dia Yazılım öne çıkar. Böylece güvenilir hizmet anlayışıyla e-irsaliye zorunluluğu bulunan pek çok firmanın iş süreçlerini sorunsuz ve hızlı şekilde hallediyor.
Sanal Alıcıya E-İrsaliye Nasıl Düzenlenir?
Şirketlerin kullandığı sanal alıcılara e-irsaliye düzenlemek birkaç adımlık kolay bir işlemdir. Aslında bu işlemin muhtelif diğer alıcılara yapılan e-irsaliye düzenlenmesi işleminden bir farkı pek yoktur. Sanal alıcı bilgileri elinizde olduğu takdirde kolaylıkla bu evrak hazırlanabilir. Sanal alıcıya e-irsaliye düzenlenmesi için izlenmesi gereken adımlar şunlardır;
- Hali hazırda işletme bünyesinde bulunan yazılım programından faydalanılabilir.
- işleme başlamadan önce, sanal alıcının bilgileri doğru bir şekilde kayıt altına alınmalıdır. Bu bilgiler arasında alıcının adı, adresi, vergi numarası gibi bilgiler bulunmak zorundadır.
- Ardından, sanal alıcıya satılan ürün veya hizmetle ilgili bilgiler belgeye kayıt edilmelidir. Bu bilgiler arasında ürünün adı, miktarı, fiyatı, vergi oranı gibi detaylar bulunmalıdır.
- Bilgileri doğru bir şekilde girdikten sonra işlemi tamamlayabilirsiniz. Yazılım genellikle düzenlenen e-irsaliyenin bir ön izlemesini gösterecek ve onay aldıktan sonra belgeyi oluşturacaktır.
Düzenlenen E-İrsaliye Hatalı Olursa Ne Yapılmalı?
E-İrsaliye uygulama kılavuzuna göre, düzenlenen belge hatalı ise birkaç adımda bu hatalı e-irsaliye iptali söz konusudur. Öncelikle hatanın belirlenmesi gerekir. Eğer e-irsaliye alıcıya gönderilmişse irsaliyenin iptal edileceğine dair karşı taraf bilgilendirilmelidir. Bu bilgi verildikten sonra e-irsaliye reddi gerçekleştirilir ve yeni bir e-irsaliye düzenlemesi gerçekleştirilir. Şayet hatalı irsaliye vergi dairesine de teslim edilmiş ise kurum aranarak iptal edilip yeniden düzenlendiği bilgisi verilmelidir. Bu e-irsaliyelerin her iki versiyonu da saklanmalıdır. Hatalı e-irsaliyenin iptal edilmesi için belgeleri ve düzeltilmiş e-irsaliyenin kopyası da yine saklanmalıdır.
Sanal Alıcı Malı Kabul Etmezse Ne Olur?
Eğer sanal alıcı malı kabul etmez ve değişim ya da iade talebinde bulunursa önce iade edilen malın durumunu değerlendirir ve uygun işlem yapılır. Eğer mal kullanılmış veya hasar görmüşse, iade politikasına göre işlem yapılır. Satıcı ve alıcı arasında anlaşmazlık çıkarsa, çoğu platformda anlaşmazlık çözüm süreçleri bulunur. Bu süreçler, taraflar arasında adil bir çözüm bulunmasına yardımcı olur. Sonuç olarak sanal alıcı malı kabul etmezse, genellikle e-irsaliye düzenleme işlemi ile iade veya değişim talebiyle başlayan bir süreç başlatılır. Satıcı, alıcının memnuniyetini sağlamak ve sorunu çözmek için çaba gösterir.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliye-basvurusu-nasil-yapilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
