E-İrsaliye zorunluluğu ile birlikte işletmelerin evrak oluşturma ve saklamaları çok daha kolaylaştı. Daha öncesinde matbu irsaliye oluşturulurken şimdi bilgisayar formatında kolaylıkla e-irsaliye düzenleniyor. Peki, E-irsaliyede matbu irsaliye kullanımı mümkün mü? Bu durum istisnalar halinde olabiliyor. Yani sistemsel bir arıza yaşanırsa veya e-irsaliyeyi kesecek bilgisayarda bir problem yaşanıyorsa e-irsaliyede matbu irsaliye kullanımı yapılabiliyor. Tabi bu noktada önemli olan bu durumun süreklilik arz etmemesi.
Matbu İrsaliye Nedir?
Matbu irsaliye, en kolay anlatımıyla teknolojinin ticaretle buluşmadığı dönem kullanılan irsaliyeye denir. E-Arşiv zorunlu olmadığı zamanlarda şirketler ürün sattığı zaman bir fatura kesiyor bir de irsaliye oluşturuyordu. Tüm bunlar el yordamıyla hazırlanıyordu. Matbu irsaliyeyi bir örnek ile anlatmak istersek; alıcı firmanın bilgilerinin yer aldığı, satılan ürünlerin miktarının ve niteliğinin yazılı olduğu bir evrak olarak bahsedebiliriz.
Bir başka değişle matbu irsaliye eski usul irsaliyedir. Teknoloji barındırmaz, hataya müsaittir. Eksiklikler sıkça yaşanır. Kaybolması oldukça muhtemeldir. E-İrsaliye gibi kolay üretilen, kolay muhafaza edilen, hata payının düşük olduğu bir evrak değildir. Ancak hala bazı firmalar, e-irsaliyede matbu irsaliye kullanımı gerçekleştirebiliyor.
E-İrsaliye Mükellefi Matbu İrsaliye Düzenleyebilir Mi?
E-İrsaliye uygulama kılavuzuna göre mükellefler, bazı durumlarda matbu irsaliye düzenleyebilir. Bunun için belli başlı sorunlar oluşması gerekir. E-İrsaliye içinde teknolojinin de olduğu bir sistem ve teknolojik aletlerde belli zamanlarda sorun yaşanabilir. İşte bu durumlarda e-irsaliyede matbu irsaliye kullanımı gerçekleştirilebilir.
Vergi Usul Kanunu’nda e-irsaliyede bulunan firmaların hangi durumlarda eski usul matbu irsaliye düzenleyebileceğine dair açıklayıcı maddeler bulundurulmuştur. Buna göre bazı istisnai durumlar ve mücbir sebepler ile matbu irsaliyenin kesilmesi gereken haller vardır. Söz konusu durumda irsaliyeler bilgisayar ortamında değil el yordamıyla kağıt üzerinde hazırlanır. Alıcı tarafa bu şekilde teslim edilir. Ancak bu durum suistimal edilmemeli ve arıza içerikli bir konu ise sorun giderildikten sonra e-irsaliye ile evrak oluşturulmaya devam edilmelidir.
Hangi Durumlarda E-İrsaliyede Matbu İrsaliye Kullanımı Yapılabilir?
Vergi Usul Kanuna göre belli sebeplerle e-irsaliyede matbu irsaliye kullanımı yapılabilir. Bu sebeplerin başında e-belge oluşturulacak uygulamalarda yaşanan arıza geliyor. İkinci bir sebep ise bu uygulamalarda yapılan planlı bakımlar. Üçüncü durum kullanılmakta olan mali mühür veya elektronik imzanın arızalanması durumu. Bu üç durum haricinde yine ticaret yapılırken yaşanan bazı durumlarda da matbu irsaliye kullanılabilir. Tanınan bu durumların hepsi günlük veya birkaç günlük sorunlardır. Firmalar bu sorunlar giderildiği zaman e-irsaliye ile evrak üretilmeye devam edilmek zorundadır. Yani matbu irsaliye tanınmış bu özel durumlarda oluşturulabilir. Problemler giderildiğinde yeniden e-irsaliyeye dönülmelidir.
İlk E-İrsaliye Dönemi
E-İrsaliyeye geçiş zorunluluğu 2024 sonrasında firmalar hızlı bir şekilde dönüşüm sağladılar. Bu süreçte firmalara e-irsaliyeye geçtikleri ilk ayın sonuna kadar e-irsaliyede matbu irsaliye kullanımına izin verildi. Bu süreç aslında çok daha sancılı olabilirdi. Ancak GİB onaylı özel entegratör DİA Yazılım Platformu sayesinde binlerce işletme e-arşiv sistemine geçişi çok daha hızlı bir biçimde sağladı. İşletmeler hızlı bir kurulum ile e-belge üretir hale geldi. Aslında kendilerine tanınmış olan 1 aylık matbu irsaliye kullanabilme hakkını da kullanmalarına pek gerek kalmadı. Çünkü kolay arayüzlü sistemler, hızlı bir geçiş ve kolay oluşturulabilir belgeler sayesinde işletmelerin işini kolaylaştırdı.
İade Durumunda Matbu İrsaliye Kullanımı
İşletmeler iade durumunda, e-irsaliye mükellefi olarak e-irsaliye kullanacaktır. Ancak bazı özel durumlarda iade işlemlerinde E-irsaliyede matbu irsaliye kullanımı gerekebilir. Örneğin, iade edilen ürünlerin fiziksel olarak geri alındığı durumlarda, iade işlemine ilişkin belgelerin matbu olarak düzenlenmesi gerekebilir. Bu durumda, işletme iadeye ilişkin matbu irsaliye düzenleyerek gerekli kayıtları tutabilir.
Zirai Ürün ve Çiğ Süt Nakliyesi
Teknik imkânsızlık nedeniyle zirai ürünlerin nakliye işlemleri esnasında e-irsaliye kesilemeyebilir. Bu sebeple bu tip ürün satışlarında matbu irsaliye halen kullanılıyor. Ancak daha kesilen matbu irsaliye örneğinin üzerine “e-İrsaliyeye Dönüştürülecektir” ibaresinin yazılması gerekmektedir.
İnternet ve Altyapı Eksikliği Durumunda Teslimat
Teknolojik altyapı eksikliği teslimatlar öncesi teknolojik aksaklık en çok yaşanan durumdur. Teknoloji arızaya ve eksikliğe halen çok meyillidir ve yaşanan sorunlarda e-irsaliye düzenlemek mümkün değildir. Bu durumlarda da işleri aksatmamak adına e-irsaliyede matbu irsaliye kullanımına müsaade verilmiştir.
Mücbir Sebepler
Vergi Usul Kanunu’nda e-irsaliyede matbu irsaliye kullanımı için mücbir sebepler yer almıştır. Bu e-irsaliye düzenlenmeyen halleri şöyle sıralayabiliriz;
- Vergi gerekliliklerinin herhangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk olması.
- Vergi gerekliliklerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler yaşanması.
- Kişinin iradesi dışında gerçekleşen mecburi imkansızlıklar.
- Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla belgelerin elinden çıkmış bulunması gibi durumlar.
Sevkiyat Başlangıcında Müşteri veya Mal Miktarının Bilinmemesi
Sevkiyat başladığı zaman müşteri bilgileri satıcının elinde tam olarak yoksa teslimatı yapan kişiye bir matbu şekilde sevk irsaliyesi düzenleyerek verebilir. Ancak bu işlem yapılsa bile müşteri ve mal bilgileri tam anlamıyla öğrenildiği zaman yeni bir e-irsaliye oluşturma gerekmektedir.
Alıcının Bulunamaması veya Malların Geri Getirilmesi
E-İrsaliyede matbu irsaliye kullanmanın bir durumu da teslimat gerçekleşmediği zaman olabilir. Sevkiyat tamamlanmadığı zamanlarda işletme E-irsaliye yerine matbu irsaliye düzenleyebilir. Bu da matbu E-irsaliyede matbu irsaliye kullanımına müsaade edilmiş hususlardandır.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliye-uygulamasina-dahil-olmayan-alicilara-e-irsaliye-duzenleme/ linkinden ulaşabilirsiniz.
