İrsaliye, satışı yapılan bir ürünün alıcısının adresine gönderirken yapılan sevkiyatın kayıt altına alınmasını sağlayan belgedir. Günümüzde internetin büyük bir yaygınlıkla kullanılmaya başlanması ile artık irsaliye gibi belgelerde de dijital çözümler meydana gelmektedir. E-İrsaliye, kâğıt irsaliye ile aynı yasal yükümlülüğe sahip olan elektronik belgedir. Peki, e-irsaliyede özel entegratör değişikliği nasıl yapılır? Bu yazımızda sizler için e-irsaliyede özel entegratör değişikliği konusunu detaylarıyla ele aldık.
Özel Entegratör Nedir?
Özel entegratör firmalar, kullanıcıların amaçlarına uygun bir şekilde geliştirilen ve birçok elektronik belgenin hızlı bir şekilde oluşturulmasını sağlayan yazılımlardır. Günümüzde oldukça fazla sayıda özel entegratör firma bulunmakta olup, kullanıcılar kendi ihtiyaçlarına en uygun olanı tercih edebilme imkanına sahip olabilmektedir. Bu noktada önem verilmesi gereken birçok fonksiyon bulunmaktadır. Tercih edilecek olan özel entegratörün kullandığı güvenlik sertifikası, alt yapısı, güncelleme ve bakım çalışmaları, canlı destek hizmeti ve arayüzü gibi birçok detaya dikkat edilmesi önerilmektedir. Aksi takdirde ilerleyen süreçlerde e-irsaliyede özel entegratör değişikliği yapılması gerekebilir.
Özel Entegratör ile Çalışmanın Avantajları Nelerdir?
E-irsaliye gibi elektronik belgelerin kullanımı için sunulan 3 farklı seçenek bulunmaktadır. GİB resmî web sitesi portalı, yine GİB tarafından sağlanan entegratör ve GİB tarafından yetkilendirilen özel entegratör firmalardır. Bu 3 farklı seçenekle de e-irsaliye gibi elektronik belgeler düzenlenebiliyor olsa da çok sayıda kişinin tercihi özel entegratör kullanmak olmaktadır. Özel entegratör kullanmanın birbirinden farklı avantajı bulunmaktadır. Bu avantajlar en genel hali ile şu şekildedir:
- Özel entegratör firmalar, mükelleflerin e-irsaliyeye geçiş işlemlerini hızlı ve sorunsuz bir şekilde gerçekleştirebilmektedir.
- GİB portalı veya GİB entegratörü aracılığı ile hazırlanan e-irsaliyeler arşivlenmemektedir. Özel entegratör firmalar ise düzenlenen tüm elektronik belgelerin güvenli altyapısı sayesinde 10 yıla kadar arşivleme imkânı sunmaktadır.
- GİB portal veya GİB entegratörü aracılığı ile düzenlenen tüm elektronik belgelerin çıktısının alınması gerekmektedir. Özel entegratör firmalarda ise böyle bir duruma gerek yoktur.
- Özel entegratör firmalarda işletmeler kendi marka kimliklerine göre elektronik belgelerini özel olarak tasarlayabilmektedir. Bu imkân, GİB portal ve GİB entegratöründe bulunmamaktadır.
- Özel entegratör aracılığı ile firmaların elektronik belge düzenleme sınırı bulunmamaktadır. Uygun fiyatlar ile kontör satın alarak dilenildiği kadar elektronik belge düzenlemek mümkündür. GİB portal ve GİB entegratörü ise ücretsiz olmasına karşın yalnızca 500 fatura alıp gönderme imkânı sunmaktadır.
Yukarıdaki avantajlardan yararlanamadığınızı düşünyorsanız e-irsaliyede özel entegratör değişikliği yapmak en doğru tercihlerden biridir.
Özel Entegratör Değişikliği Yaparken Nelere Dikkat Etmeli?
E-İrsaliyede özel entegratör değişikliği yapmak isteyen firmalar için bu durum zor ve karmaşık olarak görünebilmektedir. Fakat bu aşamada uyulması gereken prosedürlerin yerine getirilmesi durumunda hızlı bir şekilde entegratör değişikliği yapılabilmektedir. Entegratör iptali yapıp başka bir özel entegratör kullanmak isteyen firmaların dikkat etmesi gereken hususlar şu şekildedir:
- Tercih edilecek olan özel entegratörün GİB tarafından yetkilendirilmiş olması,
- 7/24 ulaşılabilir bir canlı destek hizmetinin olması,
- Verilerin sorunsuz bir şekilde arşivlenebilmesini sağlayan güvenilir ve kaliteli bir altyapı,
- Kullanımı kolay bir arayüz,
- İşlemlerin her yerden kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için mobil uyumlu olması.
E-İrsaliyede Özel Entegratör Değişikliği İşlemi
Öncelikle e-irsaliyede özel entegratör değişikliği yapmak isteyen firmalar, geçmek istedikleri yeni özel entegratör ile iletişime geçmelidir. Yeni özel entegratör tarafından bir link gönderilecek olup, bu linkten firma ile ilgili gerekli bilgiler girilmelidir. Aktivasyonun gerçekleştirilmesi durumunda entegratör değişikliği dilekçesi hazırlanarak eski entegratör firmaya iletilmelidir.
Özel Entegrasyonlar Arasında Geçiş Süreci
Karmaşık bir işlem gibi görünse de e-irsaliyede özel entegratör değişikliği yapmak düşünüldüğünden çok daha kolaydır. Bu noktada dikkat edilmesi gereken en önemli husus, yeni tercih edilen özel entegratörün büyük bir titizlikle seçilmesidir. DİA Yazılım, tüm bu geçiş süreçlerini oldukça hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirebilmektedir. Deneyimli teknik ekip sayesinde gerekli olan tüm adımları mükellefler adına hızla gerçekleştiren DİA Yazılım, 7/24 canlı destek sunmaktadır. Böylelikle e-irsaliye geçiş aşaması ve sonrasında da kullanım esnasında herhangi bir problem yaşayan kişiler sorunlarına kısa sürede çözüm bulabilmektedir. Ayrıca yüksek bir güvenlik sertifikasına sahip olan DİA Yazılım ile tüm elektronik belgeler 10 yıl boyunca sorunsuz bir şekilde muhafaza edilebilmektedir. Kullanıcılar, internete bağlanabildikleri her türlü telefon, tablet ya da bilgisayar aracılığı ile DİA Yazılım’a giriş yapabilmekte ve e-irsaliye düzenleme işlemini gerçekleştirebilmektedir.
GİB Portalından Özel Entegratöre Geçiş Adımları
GİB portaldan e-irsaliyede özel entegratör değişikliği isteyen çok sayıda mükellef bulunmaktadır. Bu noktada geçiş işlemlerinin nasıl yapılacağı büyük bir merak konusu olmaktadır. Mükelleflerin, ilk olarak tercih edecekleri özel entegratöre karar vermeleri gerekmektedir. Tercih edilen özel entegratör ile iletişime geçerek bir aktivasyon linki gönderilmesi beklenilmelidir. Gelen link açıldıktan sonra firma ile ilgili tüm bilgiler doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır. GİB entegratör değişikliği esnasında seçilen özel entegratör firma tarafından bilgilerin aktive edilmesinin ardından GİB hesabı otomatik olarak kapatılmaktadır.
Birden Fazla Özel Entegratör Kullanımı
Aynı anda 2 entegratör kullanmak isteyen mükellefler için e-irsaliyede özel entegratör değişikliğinde bu durumun mümkün olup olmadığı yaygın şekilde sorulmaktadır. Aynı anda birden fazla özel entegratör kullanmak mümkün olsa da mükelleflerin dikkat etmesi gereken önemli bir husus bulunmaktadır. Kullanılan entegratör sistemlerinin her birinde Vergi Kimlik Numarası veya T.C. Kimlik Numarası için farklı gönderici birimi/posta kutusu etiketi ile birbirinden farklı fatura seri numarası kullanılmalıdır. Aksi takdirde sistem tarafından birden fazla özel entegratör kullanımına izin verilmemektedir.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/brut-satis-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
