Bir işletmenin satış yapması ve bu satışa bağlı olarak aldığı ödeme ile düzenlemesi gereken birtakım belgeler bulunmaktadır. Tahsilat makbuzu da bu belgeler arasında yer almaktadır. Elden ödeme makbuzu olarak da bilinen tahsilat makbuzu, bir ürün ya da hizmetin satışının ardından ödemenin alındığını kanıtlamak amacı ile kullanılmaktadır. İki nüsha şeklinde düzenlenmesi gereken bu makbuz düzenlenirken birçok hususa dikkat edilmesi gerekmektedir.
Günümüz koşullarında tahsilat makbuzu da artık birçok entegratör aracılığı ile elektronik ortamda düzenlenebilmektedir. Kâğıt ve zaman israfının önüne geçebilen bu uygulamalar, veri güvenliğini de başarılı bir şekilde koruma altına alabilmektedir. Bu gibi sebeplerden dolayı da son yıllarda oldukça fazla sayıda kişi elektronik belge kullanımına geçiş yapmaktadır.
Tahsilat Makbuzu Ne İşe Yarar?
Ticari işlemlerde tahsilat makbuzu, bir ürün ya da hizmet satışına ait ödemenin gerçekleştiğini kanıtlayan belgedir. Alıcı ve satıcıya ait bilgiler, ödeme tutarı ve tarih gibi bilgiler ile yapılan ödemenin hem alıcı hem de satıcı tarafından onaylanması gerekmektedir. Yasal belgeler olmasına rağmen tahsilat makbuzu muhasebe kaydı yapılmamaktadır. Fatura veya fatura yerine geçen belgeler dışındaki evrakların gider kaydı olarak gösterilmesi mümkün değildir.
Elden Ödeme Makbuzu Nasıl Doldurulur?
Bir ürünün satışının yapılmasının ardından yapılan tahsilat makbuzu doldurma işlemi ödemenin alınması ile gerçekleşmektedir. Makbuz üzerinde yer alan bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması son derece önemlidir. Bilgilerde yanlışlık ya da eksik olması durumunda makbuz geçersiz sayılmaktadır. İlgili belgede doldurulması gereken bilgiler şu şekildedir:
- Düzenleyen tarafın adı soyadı veya unvanı
- Makbuzu düzenleyen tarafın adres ve telefon bilgileri
- Belgenin düzenlendiği tarih (Paranın ödendiği tarih olmasına dikkat edilmelidir.)
- Hem yazılı hem de rakam olarak yapılan tahsilat tutarı
- Ödemenin hangi sebeple (mal veya hizmet satışı) alındığı
- Çek tahsilat makbuzu olması durumunda çekin hangi bankaya ait olduğu ve çek numarası bilgileri
- Ödemeyi yapan tarafın adı soyadı veya unvan bilgileri
- Ödemeyi alan tarafından ıslak imzası
Doldurulmayan bir alan var ise bu alanın bir çizgi ile kapatılması önerilmektedir. Bu işlem, makbuzun sonradan yanlış bir bilgi ile değiştirilmesini önlemektedir. Makbuzdaki tüm verilerin doldurulmasının ardından imzalama işleminin muhakkak yapılması gerekmektedir. Yalnızca imzalama sonrasında makbuz geçerlilik kazanmaktadır.
Tahsilat Makbuzu Nasıl Hazırlanır?
Elden ödeme makbuzu, satışı yapılan bir ürün ya da hizmetin karşılığı olan ödemenin alındığı tarihte hazırlanmalıdır. Söz konusu dökümanın resmi bir belge olduğu unutulmamalıdır. Ay sonunda düzenlenmesi gereken bir para makbuzu, bir sonraki ayın başında kesilirse ödenmesi gereken vergilerde karışıklık meydana gelebilmektedir.
Makbuz, iki nüsha olarak hazırlanmalıdır. Firma kaşesinin ardından imza atılarak bir nüshası satışı yapan bir nüshası ise alıcıda kalmalıdır. Tahsilat makbuzunun hukuki niteliği bulunması sebebi ile bu belgelerin de muhafaza edilmesi son derece önemlidir. Belge hazırlanırken, gerekli olan tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmesi son derece önemlidir. Bu bilgilerde herhangi bir yanlışlık olması durumunda söz konusu bu belge iptal edilmeli ve yenisi hazırlanmalıdır. Makbuz yanlış yazılırsa, düzenlenen iki nüsha birbirine zımba ile birleştirilmelidir. Daha sonra ise belgelerin sağ altından sol üst kısmına doğru iki büyük çizgi çizilerek bu iki çizgi arasına “İPTAL” yazısı yazılmalıdır.
Tahsilat Makbuzu Örneğinde Yer Alması Gerekenler
Bir özel şirket aracılığı ile temin edilebileceği gibi tahsilat makbuzu örneği, kırtasiyeler aracılığı ile de alınabilmektedir. Kırtasiyelerden alınanlar için makbuzun tasdiki olması gerekmektedir. Özel bir şirket tarafından hazırlanan makbuz için noter onayı aranmamaktadır. Hemen her boş makbuz örneği aynı içeriğe sahiptir. Ayrıca belgenin kayda alınmasını sağlayan sıra numarası, tarih bilgisi, alıcı ve satıcıya ait kısa bilgi alanı, ödemeye söz konusu olan nedenin açıklama bölümü, imza alanları ve tutar bölümü yer almaktadır.
Kaç Liraya Kadar Nakit Tahsilat Makbuzu Kesilir?
Maliye Bakanlığı tarafından satışı yapılan ürünlere ait alınan ödemelerin kayıt dışı olmasını engellemek amacı ile tahsilat makbuzu tutarı hazırlanmasının bir limiti belirlenmiştir. 7.000 TL’yi aşmayan ödemeler için elden ödeme makbuzu düzenlenebilmektedir. 24 Aralık 2015 tarihli ve 29572 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 459 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ kapsamında yapılan ödeme ve tahsilatların 8.000 TL’yi aşması durumunda ödemeler bir banka, finans kuruluşu veya PTT aracılığı ile yapılmasına karar verilmişti. 2016 yılında yapılan yeni düzenlemeye göre ise bu tutar 7.000 TL’ye düşürülmüştür. Böylelikle işletmeler 7.000 TL’ye kadar olan tüm ödemeler için makbuz düzenleyebilirken, bu tutarın üstü için ödemelerini resmi kuruluşlara yapmaları gerekmektedir. Açıkça belirtilen bu kurallara uyulmaması durumunda ise tahsil ettiği veya ödediği tutarın %5’i kadarı usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.
Elden Ödeme Makbuzu Nerelerde Kullanılır?
Elden ödeme makbuzu, bir işletmeye para giriş çıkışının olduğu her an düzenlenebilmektedir. Hemen her alanda kullanılabilen tahsilat fişi ya da ödeme makbuzu olan bu belge, herhangi bir ürün veya hizmet satışı sonrasında alınan ödemenin kayıt altına alınmasını sağlamaktadır. Belgenin düzenlenmesine gerek olmayan durumlar da vardır. İşletmeye ait bir yazar kasa mevcut ise ve bir satış işlemine ait yazar kasa fişi kesildiyse tahsilat makbuzu düzenlenmesine gerek görülmemektedir. Ayrıca ödemeye ilişkin kredi kartı slipi, banka aracılığı ile yapılan ödemelere ait dekont ya da makbuz bulundurulması durumunda makbuz düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.
Tahsilat Makbuzu ile Tediye Makbuzu Arasındaki Farklar
Tahsilat makbuzu ile tediye makbuzu genellikle birbirine çok karıştırılan belge türleridir. Bu iki belge arasındaki en önemli fark, belgeyi düzenleyen tarafın kim olduğudur. Makbuzu, ödemeyi yapan taraf hazırlıyorsa bu belge tediye makbuzudur. Fakat söz konusu makbuz, ödemeyi alan kişi tarafından hazırlanıyorsa da bu belge elden ödeme makbuzu olarak adlandırılmaktadır. Ticari hayatta düzenlemekle yükümlü olunan bu belgelerin eksiksiz, doğru ve zamanında düzenlenmesi son derece önemlidir. Ayrıca bu belgelerin belirlenen sürelerde saklanması da denetleme ve kontrol esnasında herhangi bir sorun yaşanmaması adına gereklidir.
Günümüzde teknolojinin büyük bir hızla gelişmesi, iş hayatında düzenlenen belgelerde de devrim niteliğinde yenilikleri beraberinde getirmektedir. Özellikle e-irsaliye gibi son derece önemli belgeler, mükelleflere çok sayıda kolaylık sağlamaktadır. DİA Yazılım, e-irsaliye zorunluluğu olan mükelleflerin bu elektronik sisteme hızlı bir şekilde geçiş yapabilmesine olanak tanımaktadır. Son derece kolay bir kullanıma sahip olan DİA Yazılım e-irsaliye ekranı, mükelleflerin diledikleri her yerden bu belgeleri oluşturabilme ve görüntüleyebilme olanağını sunmaktadır. Tüm bunların yanı sıra geniş hizmet seçeneğine sahip olan DİA Yazılım, tahsilat makbuzu gibi tüm belgeleri de bünyesinde barındırmaktadır. Hazırlanan tüm elektronik kayıtlar, güvenilir ve kaliteli alt yapısı sayesinde uzun yıllar boyunca muhafaza edilebilmektedir. Değişen mevzuata hızlı bir şekilde adapte olabilen başarılı DİA alt yapısı, kullanıcılarına daima doğru ve kaliteli bir hizmet sunmaya devam etmektedir. DİA Yazılım, alanında deneyimli ve uzman kadrosu ile kullanıcılarına 7/24 canlı destek hizmeti de sunmaktadır. Böylelikle kullanıcılar herhangi bir sorun yaşaması durumunda zaman kaybetmeden sorunlarını çözebilme imkanına da sahip olabilmektedir.
Önceki yazımıza https://www.eirsaliyezorunlulugu.com/e-irsaliye-ve-e-fatura-arasindaki-farklar/ linkinden ulaşabilirsiniz.
